Infotag Verwaltungs- und Archivprozesse im Krankenhaus

Führungskräfte verschiedener Krankenhäuser erhielten am 27. April 2010 bei einem Infotag des Gemeinschaftskrankenhauses mit der Marabu EDV GmbH und T-Systems International Informationen rund um das Thema „Verwaltungs- und Archivprozesse als Managementaufgabe“.

Medizinische Dokumentation und Archivierung von Patientenakten

Ein Krankenhaus durchschnittlicher Größe legt für seine Patienten jährlich rund 10.000 Akten an. Nimmt man an, dass jede einen Zentimeter dick ist, bedeutet dies: Jedes Jahr kommen 100 Meter Akten hinzu, und die Aufbewahrungsfrist ist 30 Jahre. Mit diesen Zahlen zeigte der Geschäftsführer des Gemeinschaftskrankenhauses, Prof. Dr. Christof Schenkel-Häger, beim Informationstag "Verwaltungs- und Archivprozesse als Managementaufgabe" am 27. April 2010 im Haus St. Petrus die Problemlage auf.

Für viele Häuser bedeutet dies: Die Archive quillen über, erstrecken sich über immer mehr Räume - bis hin zur Nutzung alter Kartoffelkeller oder Übersee-Container, wie Michael Diederich von dem auf Archivierung spezialisierten Beratungsunternehmen ProCom-Archiv Medical Communication SL anhand von Fallbeispielen berichtete.

Problematisch und kostenträchtig sind in dieser Situation das Auffinden von Akten, das Einheften von nachträglich eingegangenen Dokumenten (Nachzüglerbearbeitung) und das Aussortieren von Akten etwa nach dem Tod des Patienten. Nach einer Studie der FU Berlin kostet das Ablegen eines Dokuments im Archiv 0,37 Euro pro Blatt, und das Wiederfinden eines Dokuments schlägt mit 1,87 Euro zu Buche.

Schenkel-Häger zog deshalb das Fazit: "Eine Überprüfung der Archivorganisation ist nötig." Dabei müsse jedes Haus seine eigene Lösung finden und sein eigenes Archivmodell entwickeln, basierend auf den jeweiligen Prozessen und eingebettet in die generelle IT-Strategie. Ziel müsse dabei die langfristige Sicherstellung einer transparenten, effizienten und lückenlosen Dokumentations- und Arbeitsorganisation sein, sodass die Akten jederzeit verfügbar sind und nur Befugte Zugriff darauf haben.

Er empfahl daher den schrittweisen Aufbau eines Gesamtsystems in Kombination mit guter Organisationsstruktur. Zentrales Thema dabei: eine Archivreorganisation. Anstelle der Ablage nach Geburtsdaten oder Alphabet tritt die EDV-gestützte Stapelarchivierung, jahrgangsbezogen mit fortlaufender Archivnummer. Das Problem des Platzmangels hat das Gemeinschaftskrankenhaus durch die Auslagerung der Jahrgänge 1980 bis 2005 - insgesamt 40.000 Meter Akten - in seiner externen Dokumentenzentrale gelöst und bietet diese Möglichkeit auch anderen Krankenhäusern als Dienstleister an.

Der Einsatz eines modernen medizinischen Informationssystems erleichtert die Archivierung wie auch die Nutzung der Patientenakte, wie Diederich ausführte: Sie wird am medizinischen Arbeitsplatz per Online-Recherche aufgefunden und online angefordert, gleichzeitig wird dokumentiert, wer die Akte hat, so dass gegebenenfalls gemahnt werden kann.

Welche Einsparpotenziale die weitere Digitalisierung der klinischen Prozesse bereithält, erläuterte Ralf-Christian Tünge von der Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH am Beispiel der Elektronischen Patientenakte und des Archivsystems PEGASOS: Das Personal findet alle Befunde, Röntgenbilder etc. am klinischen Arbeitsplatz übersichtlich geordnet vor und kann auch frühere Befunde einsehen. Nach der Entlassung des Patienten wandert die digitale Akte ins Archiv. Und Nachzüglerbelege, die im herkömmlichen Archiv oft unbearbeitet in Kisten lagern, werden sofort digitalisiert und automatisch eingearbeitet.